Remboursement des frais de transports par l'employeur (secteur privé)

Mise à jour le 27.08.2014 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Votre employeur est tenu de prendre en charge une partie de vos frais de transports. Sa participation aux frais de transports publics est obligatoire. Elle est facultative en ce qui concerne les frais de transports personnels.

Frais de transports publics

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais.

Salariés concernés

Tous les salariés sont concernés, y compris si vous travaillez à temps partiel.

Si vous travaillez à mi-temps ou plus, vous êtes remboursés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet.

Si vous faites moins qu'un mi-temps, vous bénéficiez d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Transports concernés

Il s'agit des services de transports publics tels que :

  • métro,

  • bus,

  • tramway,

  • train.

Sont également concernés les services publics de location de vélo.

Titres de transport concernés

Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur, qu'elles soient :

  • annuelles,

  • mensuelles,

  • ou hebdomadaires.

À noter : les titres de transports achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Base de remboursement

La prise en charge s'effectue à hauteur de 50% du titre de transport sur la base :

  • d'un tarif de 2ème classe,

  • et du trajet le plus court.

Conditions du remboursement

Le remboursement effectué par l'employeur se fait mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement),

  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre).

Une attestation sur l'honneur suffit :

  • si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié,

  • ou si vous êtes intérimaire.

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différentes.

Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder un mois.

Frais de transports personnels

L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride des salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire mais si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés dans les mêmes conditions.

Salariés concernés

La prise en charge de vos frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.

Dans ce cas, vous pouvez prétendre au remboursement de vos frais de transport personnel si :

  • votre résidence habituelle ou votre lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,

  • l'utilisation d'un véhicule personnel vous est indispensable en raison de vos horaires de travail.

Si vous travaillez à mi-temps ou plus, vous êtes remboursés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet.

Si vous faites moins qu'un mi-temps, vous bénéficiez d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Salariés exclus

La prise en charge n'est pas prévue si :

  • vous bénéficiez d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction),

  • vous êtes logé dans des conditions excluant tout frais de transport pour vous rendre au travail (logement de fonction),

  • votre employeur assure gratuitement votre transport.

Conditions du remboursement

Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :

  • par un accord collectif entre l'employeur et les représentants syndicaux dans les entreprises comptant au moins une section syndicale,

  • par une décision de l'employeur dans les autres entreprises, après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.

Vous devez alors fournir les pièces demandées par votre employeur, justifiant que vous remplissez les conditions de la prise en charge.

Modification des conditions de remboursement

En cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs...), l'employeur doit en avertir les salariés au moins un mois à l'avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnements ou des frais de carburant ou d'alimentation de véhicules électriques doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Exonération fiscales et sociales

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnements sont exonérés d'impôt sur le revenu.

Les remboursements de frais de carburant ou d'alimentation électrique sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an.

Références