Remboursement des frais de transport dans le secteur privé

Mise à jour le 16.02.2012 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'employeur doit prendre en charge une partie des frais de transports du salarié entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais payés par le salarié qui utilise son véhicule personnel pour venir travailler. Cette prise en charge est facultative.

En cas d'utilisation des transports en commun ou de location de vélos

Salariés concernés

La prise en charge partielle des frais de transports du salarié s'applique au salarié qui souscrit un abonnement pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. L'abonnement est souscrit pour des trajets effectués dans les conditions suivantes :

  • soit en transports en commun,

  • soit par l'intermédiaire d'un service public de location de vélos.

La prise en charge concerne le trajet effectué dans le temps le plus court.

Abonnements pris en charge

Les titres de transport pris en charge sont les suivants :

  • abonnements multimodaux (pour tous types de transports en commun) à nombre de voyages illimité,

  • abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ou toute autre entreprise de transport public de personnes,

  • cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises privées de transport adhérentes de l'organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France (Optile) ou toute autre entreprise de transport public de personnes,

  • abonnements à un service public de location de vélos.

Montant de la prise en charge

La prise en charge est fixée à 50 % du prix du titre d'abonnement utilisé, sur la base des tarifs 2ème classe.

L'employeur prend en compte le prix de l'abonnement permettant d'effectuer le trajet dans le temps le plus court.

Démarche à effectuer

Pour pouvoir bénéficier de son remboursement partiel, le salarié doit remettre ou, à défaut, présenter son titre de transport à son employeur.

Le salarié intérimaire doit adresser une attestation sur l'honneur à l'entreprise de travail temporaire.

Si le titre d'abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire, le salarié se contente de remettre une attestation sur l'honneur.

D'autres modalités de preuve et de remboursement peuvent être prévues par accord collectif.

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement, l'employeur doit en avertir les salariés au moins un mois à l'avance.

Modalités de remboursement

Le remboursement est effectué au plus tard à la fin du mois suivant celui de l'utilisation du titre de transport.

Les titres annuels de transport font l'objet de remboursements mensuels.

Le salarié travaillant à temps partiel bénéficie également de la prise en charge des frais engagés. S'il travaille au moins à 50% de la durée légale du travail, le remboursement est effectué dans les mêmes conditions que pour tout salarié à temps plein. S'il travaille à moins de 50%, la prise en charge est calculé proportionnellement au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps plein.

En cas d'utilisation du véhicule personnel

Salariés concernés

La prise en charge, totale ou partielle, des frais de carburant ou d'alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables par l'employeur concerne les salariés suivants :

  • la résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,

  • l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable en raison des horaires de travail.

Cette prise en charge est facultative, mais si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et aux mêmes conditions.

Salariés exclus

La prise en charge n'est pas prévue dans les cas suivants :

  • le salarié bénéficie d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction),

  • le salarié est logé dans des conditions telles qu'il ne supporte aucun frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction),

  • le transport du salarié est assuré gratuitement par l'employeur.

Accord collectif ou décision de l'employeur

Dans les entreprises comptant au moins une section syndicale, la prise en charge nécessite un accord entre l'employeur et les représentants syndicaux.

Dans les autres entreprises, elle est décidée par l'employeur, après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.

Montant

Le montant de la prise en charge est déterminé en fonction des conditions prévues par l'accord ou, à défaut, par la décision de l'employeur.

Le salarié travaillant à temps partiel bénéficie également de la prise en charge des frais engagés. S'il travaille au moins à 50% de la durée légale du travail, le remboursement est effectué dans les mêmes conditions que pour tout salarié à temps plein. S'il travaille à moins de 50%, la prise en charge est calculé proportionnellement au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps plein.

Démarches à effectuer

Les salariés doivent fournir les pièces demandées par leur employeur, justifiant qu'ils remplissent les conditions de la prise en charge.

En cas de changement des modalités de remboursement, l'employeur doit en avertir les salariés au moins un mois à l'avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnements ou des frais de carburant ou d'alimentation de véhicules électriques est mentionné sur le bulletin de paie.

Exonération fiscales et sociales

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnements sont exonérés d'impôt sur le revenu.

Les remboursements de frais de carburant ou d'alimentation électrique sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an.