Accès aux documents administratifs

Mise à jour le 17.06.2015 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Toute personne peut, sans avoir à motiver sa demande, accéder aux documents administratifs. Cependant, l'accès à certains documents, relatifs à des organismes spécifiques ou visant des personnes identifiées peut être impossible ou soumis à conditions.

Documents communicables

Principe

En principe, vous pouvez obtenir la communication des documents administratifs existants.

Par exemple : les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions.

Documents archivés

Les archives publiques sont communicables.

Le délai varie selon la nature des informations que contient le document demandé. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est libre au bout de 75 ans. Les registres de décès sont immédiatement communicables.

Les documents administratifs non librement communicables (documents sensibles ou contenant des informations sur les personnes) sont accessibles dans un délai compris entre 25 et 100 ans.

Documents non communicables

Documents non communicables par nature

Les documents administratifs non communicables sont les :

  • avis du Conseil d'État et des juridictions administratives,

  • documents des juridictions financières (Cour des comptes, chambres régionales des comptes),

  • documents d'instruction du Défenseur des droits,

  • documents dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte au secret des délibérations du Gouvernement, de la Défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la monnaie et au crédit public.

Toutefois, vous pouvez y accéder partiellement si les mentions " sensibles", ou protégeant le secret, peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Documents relatifs aux personnes

Les documents administratifs concernant une personne nommément désignée ne sont communicables qu'à celle-ci. Ils peuvent l'être aussi à la personne mandatée par elle et agissant en son nom (par exemple un avocat). Il s'agit des documents :

  • dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, au secret médical,

  • qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne nommément désignée ou identifiable,

  • qui mentionnent le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.

Toutefois, un document administratif accessible au seul intéressé peut être, dans certains cas, communicable à quiconque, si les mentions "personnelles" peuvent être masquées.

Demande d'un document administratif

Vous devez faire une demande à l'administration ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public détenteur du document.

La demande peut être orale ou écrite. Il est utile d'envoyer un courrier (papier ou électronique) et d'en conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.

Votre demande doit être précise afin que l'administration puisse identifier le document demandé.

Vous n'avez pas à motiver votre demande.

Une personne responsable de l'accès aux documents administratifs réceptionne les demandes de communication et les réclamations et veille à leur instruction.

Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (par exemple, sur le site internet).

À noter : l'administration n'est pas tenue de répondre aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique.

Communication du document

Vous pouvez accéder à un document administratif soit :

  • par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,

  • par la reproduction, à vos frais, d'une copie sur papier ou support électronique, sauf impossibilité technique,

  • par courrier électronique et sans frais si le document est disponible sous forme électronique.

Votre choix s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple, format du document incompatible avec celui demandé).

Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.

Réponse de l'administration

Informations communicables

Si l'administration accepte votre demande de communication, cette dernière doit intervenir dans le mois.

Si votre demande porte sur plusieurs documents, l'administration a le droit de proposer de les consulter sur place. Les pages sélectionnées seront photocopiées et remises. L'administration peut aussi d'étaler dans le temps la communication.

Refus de communication

L’administration peut rejeter, par décision motivée, votre demande de communication. Avant de saisir le juge administratif, vous devez obligatoirement saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada).

Elle donne un avis sur le caractère communicable ou non du document.

À savoir : la Cada n'est pas compétente pour l'accès aux archives publiques relatives aux minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Où s'adresser ?

    • Commission d'accès aux documents administratifs (Cada) Pour s'informer

      Pour s'informer ou accomplir la démarche dans le cas de refus explicite ou si l'administration n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication :

      Par téléphone : +33 (0)1 42 75 79 99

      Par courrier : 35 rue Saint-Dominique - 75700 Paris 07 SP

      Par mail : cada@cada.fr

Documents qui ne sont pas considérés comme administratifs

Ne sont pas des documents administratifs :

  • l'ensemble des actes de l'Assemblée nationale ou du Sénat (y compris les actes relatifs à leur organisation et fonctionnement),

  • les documents à caractère juridictionnel (jugements, décisions de l'ordre judiciaire ou administratif, documents établis pour les besoins et au cours d'une procédure).

Pour en savoir plus