Fréquence des convocations

Le syndic doit convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an et toutes les fois qu'il l'estime nécessaire.

Le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins un quart des voix totales, peuvent également demander au syndic de réunir l'assemblée générale pour délibérer sur des question particulières.

Modalités de convocation

La convocation doit être :

• écrite et mentionner le lieu, la date et l'heure de la réunion ainsi que l'ordre du jour précis établi par le syndic,

• adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise contre récépissé ou émargement,

• envoyée au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence). Le règlement de copropriété pouvant prévoir un délai plus long.

Documents à annexer à l'ordre du jour

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, des informations et documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que l'ordre du jour.

On distingue deux types de documents :

• les documents qui ne font pas l'objet d'un vote par l'assemblée, mais qui sont nécessaires à l'information des copropriétaires : annexes au budget prévisionnel, état détaillé des rémunérations perçues par le syndic au titre, avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire (au-delà d'un certain montant de marché ou de contrat),

• les documents nécessaires pour que la décision prise en assemblée générale soit valide. Il s'agit par exemple des conditions essentielles du ou des contrats proposés lorsque l'assemblée doit approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ; il peut aussi s'agir du ou des projets de contrat du syndic lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat etc.

Modification de l'ordre du jour

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic une ou des questions à porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale (auparavant, ils avaient 6 jours à compter de la convocation pour notifier des questions complémentaires).

Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale.

Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Enfin, l'assemblée générale peut examiner, sans que cela ne débouche sur une décision, toutes questions non inscrites à l'ordre du jour.