Stages : les obligations de l'employeur

Mise à jour le 30.07.2015 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) et Ministère en charge du travail

Pour éviter les abus, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation stricte concernant l'accueil de stagiaires en milieu professionnel : conditions de recours, rémunération, signature d'une convention, embauche à la fin du stage...

Conditions de recours à un stagiaire

Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l'élève ou l'étudiant d'acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles de l'établissement d'accueil : horaires, durée légale du travail, règles d'hygiène et de sécurité...

Interdictions

En l'absence de contrat de travail, un stage d'étudiant ne doit pas être proposé pour :

  • remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,

  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié),

  • faire face à un accroissement temporaire d'activité,

  • occuper un emploi saisonnier.

Sont interdits les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire. Les stages doivent être intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement effectué en présence des élèves ou des étudiants est de 200 heures minimum par année d'enseignement.

Attention : la durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement (soit un maximum de 924 heures sur l'année, si le stage est réalisé par périodes fractionnées), sauf dérogations.

Délai de carence

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.

Convention obligatoire

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention, qui doit être conforme à un modèle fixé par arrêté, signée entre :

  • le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal),

  • l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme,

  • l'établissement d'enseignement ou de formation,

  • l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement,

  • le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement mentionner ou préciser :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement,

  • les activités confiées au stagiaire,

  • les noms de l'enseignant référent et du tuteur,

  • les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,

  • les modalités d'autorisation d'absence,

  • le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les modalités de son versement,

  • les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),

  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Si le stage a lieu à l'étranger, doit être annexée à la convention de stage une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.

À noter : en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Gratification

Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale.

La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309e heure incluse, même de façon non continue.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

Dans certaines conditions, cette gratification est exonérée et bénéficie d'une franchise de cotisations sociales.

Attestation de stage

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, qui peut être conforme à un modèle fixé par arrêté.

Elle doit mentionner la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Droits et avantages du stagiaire

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il peut bénéficier de certains droits et avantages octroyés aux salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Congés

Pour les stages supérieurs à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence au bénéfice du stagiaire. Cette possibilité est facultative lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.

En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à celles prévues pour les salariés.

La rémunération des congés est facultative pour l'employeur. Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible.

La gratification versée pendant ce congé bénéficie de la franchise de cotisations sociales, dès lors qu'elle est explicitement prévue à la signature de la convention de stage

Frais de repas

Lorsqu'ils existent pour les salariés, le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,36 € en 2015.

Frais de transport

L'employeur est dans l'obligation de rembourser une part des frais de transport engagés pour effectuer le stage, dans les mêmes conditions que pour les salariés.

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