Stages : les obligations de l'employeur

Mise à jour le 17.01.2014 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Pour éviter les abus, les employeurs du secteur public, privé ou associatif sont soumis à une réglementation stricte concernant l'accueil de stagiaires en milieu professionnel : conditions de recours, rémunération, signature d'une convention, embauche à la fin du stage...

Conditions de recours à un stagiaire

Un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l'obtention d'un diplôme ou d'une certification.

Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil.

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles internes de l'entreprise ou de l'établissement d'accueil (horaires, règles d'hygiène et de sécurité...).

Interdictions

En l'absence d'un contrat de travail , un stage d'étudiant ne doit pas être proposé pour :

  • remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,

  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié),

  • faire face à un accroissement temporaire d'activité,

  • occuper un emploi saisonnier.

Les stages hors cursus pédagogique (c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire) sont interdits.

Attention : la durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement.

Délai de carence

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas si le stage a été interrompu, avant son terme, à l'initiative du stagiaire.

Convention obligatoire

Les stages en milieu professionnel doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre :

  • le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal),

  • l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique ou association,

  • et l'établissement d'enseignement ou de formation.

La convention doit obligatoirement :

  • définir les activités confiées au stagiaire,

  • mentionner les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil,

  • indiquer les modalités d'autorisation d'absence,

  • préciser le montant de la gratification et les modalités de son versement,

  • détailler les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),

  • indiquer le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

À savoir : en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai.

Rémunération

Un stage dans un même organisme d'accueil de plus de 2 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit être obligatoirement rémunéré.

Cette obligation s'applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux associations ou tout autre organisme d'accueil.

À contrario, la gratification est facultative pour l'employeur si le stage dure moins de 2 mois.

Il ne s'agit pas d'un salaire.

La gratification est mensuelle : elle doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage, et est due dès le premier jour du stage.

Si le stage est interrompu avant son terme, la gratification est calculée au prorata temporis .

Gratification minimale

L'indemnité obligatoire versée au stagiaire ne peut pas être inférieure à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (soit 23 € x 0,125 = 2,875) .

La gratification minimale est fixée à 2,875 € par heure de stage, soit 436,05 € pour un temps complet correspondant à 35 heures hebdomadaires (temps légal du travail).

Dans certaines branches professionnelles, le montant de l'indemnité de stage est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Si par exemple le stage débute le 1er décembre et s'achève le 31 janvier, la gratification peut être revalorisée en même temps que la revalorisation du plafond horaire de la sécurité sociale.

À noter : pour rémunérer le nombre d'heures correspondant à un temps plein, il faut calculer le temps de travail non pas sur la semaine, mais sur l'année (soit 52 semaines) : 35 h x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois. Donc, 151,67 heures par mois correspondent à 35 heures hebdomadaires.

Avantages en nature

La gratification mensuelle ne comprend pas le remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l'hébergement et le transport, qui doivent être payés en plus.

Le stagiaire peut percevoir des titres restaurant ou bénéficier de repas à la cantine. Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,33 € en 2014.

Le stage ne donne droit ni à congés payés, ni à d'autres indemnités.

Cotisations sociales

Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant de la gratification minimale (436,05 €), elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Elle est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire.

Par exemple, si le stagiaire reçoit une gratification de 600 € pour un temps complet, l'employeur doit cotiser sur 163,95 € (= 600 - 436,05) selon les taux applicables à l'entreprise.

Cotisations maladie

Pour ce qui relève de l'assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu'étudiant :

  • régime étudiant,

  • ayant droit du régime de ses parents ou

  • couverture maladie universelle (CMU).

Cotisation accident du travail

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

L'affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP), dépendent du montant de la gratification :

Cotisation accident du travail en fonction du montant de la gratification

Montant de la gratification

Responsable de l'affiliation et de la cotisation

Base de calcul de la cotisation

Taux de cotisation

Montant de la cotisation

Inférieur ou égal à 2,875 € par heure de stage

Établissement d'enseignement (ou le recteur pour les établissements publics)

Salaire minimum des rentes accident du travail : 18 154,69 € depuis le 1er avril 2013

  • 0,0171 % pour les élèves de l'enseignement secondaire

  • 0,0039 % pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé

  • 3 € pour les élèves de l'enseignement secondaire

  • 1 € pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé

Supérieur à 2,875 € par heure de stage

Employeur

Sur la fraction qui va au-delà de la gratification minimale

Taux habituel de l'employeur selon l'activité professionnelle

X


La cotisation AT/MP des élèves et étudiants est calculée par année civile, au titre d'une année scolaire ou universitaire commençant en septembre. La cotisation AT/MP est versée dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.

Cotisation chômage

Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, les contributions d'assurance chômage ne sont pas dues, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise.

  • Prorata temporis
    Expression latine signifiant en proportion du temps effectivement écoulé. Permet d'effectuer un calcul en tenant compte du temps réel.
  • CPAM
    Caisse primaire d'assurance maladie
  • CRDS
    Contribution au remboursement de la dette sociale
  • CSG
    Contribution sociale généralisée

Pour en savoir plus