Fin de contrat : documents à remettre au salarié

Mise à jour le 20.05.2014 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Lors de la rupture ou la fin d'un contrat de travail, quelle qu'en soit la cause (licenciement, démission, fin de CDD ou de contrat d'apprentissage, départ en retraite, rupture conventionnelle), l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié plusieurs documents : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle emploi (ex-attestation Assedic).

Certificat de travail

Obligations de l'employeur

Il doit être délivré par l'employeur à l'expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu'il soit exécuté ou non. Il est tenu à la disposition du salarié dans l'entreprise ou lui est remis avec le dernier bulletin de salaire.

En cas de non-respect de cette obligation, l'employeur peut être condamné par le tribunal de police d'une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale).

Le certificat daté doit être obligatoirement signé par l'employeur ou son représentant mandaté. Même s'il est possible de le faire sur papier libre, il est recommandé de l'imprimer sur papier à en-tête de l'entreprise, comportant les nom, adresse et raison sociale de l'employeur.

Lorsque la rupture du contrat est la conséquence d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire, c'est au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié.

En cas de décès du salarié, qui entraîne la rupture du contrat de travail, l'employeur a toujours l'obligation de délivrer le certificat de travail aux ayants droit.

Mentions du certificat

Outre le nom du salarié et celui de l'entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes :

  • dates d'entrée (période de stage rémunérée ou période d'essai incluse) et de sortie du salarié dans l'entreprise (la date de sortie correspondant à la fin du préavis, effectué ou non),

  • la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste), et leurs périodes respectives,

  • le solde du nombre d'heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées et la somme correspondant à ce solde,

  • l'organisme collecteur paritaire agréé (OPCA) compétent pour verser la somme, c'est-à-dire l'organisme auquel l'entreprise verse sa contribution au titre du DIF et de la professionnalisation (il financera la formation éventuellement réalisée par le salarié pendant sa période de chômage).

Attention : à partir du 1er juin 2014, le certificat de travail doit mentionner le maintien, à titre gratuit et pendant 1 an, des contrats complémentaires santé pour les salariés involontairement privés d'emploi (hors faute lourde). Cette obligation d'information s'applique aux garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) à partir du 1er juin 2015.

Reçu pour solde de tout compte

Ce document fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de rupture, etc.).

Établi en double exemplaire, dont l'un est remis au salarié, il est signé par l'employeur et le salarié.

Il peut être dénoncé par lettre recommandée dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées.

Attestation Pôle emploi

Elle est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage.

Comment l'obtenir ?

Cela dépend du nombre de salariés dans l'entreprise :

  • jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne de façon facultative,

  • à partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l'espace Employeur.

Le nombre de salariés est calculé au 31 décembre précédant la fin du contrat ou à la date de création d'une nouvelle entreprise.

La transmission dématérialisée peut être réalisée selon 3 modes :

  • soit par dépôt de fichier généré par le logiciel de paie de l'employeur, "AC (dépôt)",

  • soit par saisie en ligne par l'employeur sur le site internet de Pôle emploi "AC (saisie)",

  • soit l'inscription au service de transmission automatisée des attestations, en mode EDI de "machine à machine" à partir du logiciel de l'employeur, "AC (insc. EDI)".

Si l'attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit en être adressé immédiatement à Pôle emploi (Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon cedex).

Pour les employeurs qui remplissent l'attestation en ligne, la transmission de l'exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.

Exception des entreprises d'intérim

Les entreprises de travail temporaire, pour leurs salariés titulaires d'un contrat de mission, et les associations intermédiaires, pour leurs salariés embauchés en contrat de travail à durée déterminée en vue d'être mis à disposition, peuvent ne remettre l'attestation que sur demande du salarié.

Les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d'attestation.

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Où s'adresser ?

Références