Procédure d'embauche

Mise à jour le 23.06.2014 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Obligation

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises :

  • pour un salarié relevant du régime général : à l'Urssaf,

  • pour un salarié agricole : à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA).

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

La DPAE (qui a remplacé la DUE, déclaration unique d'embauche) permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

  • immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un premier salarié,

  • demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie,

  • adhésion de l'employeur à un service de santé au travail,

  • demande d'examen médical d'embauche du salarié,

  • pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit.

Attention : à partir du 1er octobre 2014, les entreprises qui ont effectué plus de 50 DPAE l'année précédente (contre 500 auparavant) doivent obligatoirement les transmettre en ligne, sous peine d'une pénalité par salarié de 15,65 € (correspondant à 0,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale). S'il s'agit d'un employeur agricole, le seuil est fixé à 100 déclarations annuelles à partir du 1er octobre 2014 (puis à 50 en janvier 2015).

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,

  • code APE et numéro de Siren de l'entreprise,

  • coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,

  • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),

  • date et heure d'embauche prévisibles,

  • nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Dispositifs simplifiés

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

  • Titre emploi-service entreprise (Tese),

  • Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,

  • Titre emploi forains (TEF).

À noter : des procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers.

Registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

À savoir : s'il s'agit d'une première embauche, il faut aussi informer l'inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Déclaration des mouvements de main d'œuvre

Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d'œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Visite médicale d'embauche

Elle est obligatoire et engage la responsabilité de l'employeur. Elle doit permettre notamment de s'assurer que le salarié est médicalement apte à son poste de travail.

La visite médicale doit être réalisée avant la fin de la période d'essai (ou dans les 2 mois s'il s'agit d'un apprenti).

Cependant, la visite médicale doit avoir lieu avant l'embauche, si la personne embauchée bénéficie d'une surveillance médicale renforcée :

  • jeune âgé de moins de 18 ans,

  • travailleur handicapé,

  • travailleur de nuit,

  • femme enceinte,

  • travailleur exposé à certains risques : amiante, plomb, rayonnements ionisants, bruit, vibrations, agents biologiques, cancérigènes ou toxiques, risque hyperbare...

La DPAE vaut demande, auprès du service de santé au travail dont relève l'employeur, de visite médicale pour le salarié embauché.

Où s'adresser ?

    • Pôle emploi pour les employeurs - 3995 Pôle emploi

      Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche

      Par téléphone : 39 95 (tarif : 0,15 € TTC par minute)
      Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 (0)1 77 86 39 95

  • Urssaf Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss)

Références

  • Code du travail : Articles L1221-10 à L1221-12, L1221-17, L1273-1 à L1273-6, R1221-1 à R1221-13, L8223-2, D8223-1 et D8223-2