Déclaration et paiement des cotisations sociales

Mise à jour le 23.06.2014 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Prélevées sur le salaire brut, les cotisations et contributions sociales sont dues à la fois par l'employeur et par le salarié. Mais les cotisations dues par le salarié étant retenues lors de chaque paie par l'employeur, c'est ce dernier qui doit déclarer et verser l'ensemble des cotisations et contributions patronales et salariales aux organismes de recouvrement. Le salarié perçoit le salaire net, c'est-à-dire les rémunérations brutes déduction faite de la part salariale des cotisations.

Types de cotisations et contributions

À la charge du salarié et de l'employeur

La protection sociale du travailleur salarié est financée par des cotisations et contributions qui sont calculées à partir du salaire brut. Certains de ces prélèvements sont à la fois à la charge du salarié (part salariale) et de l'employeur (part patronale).

Il s'agit notamment des :

  • cotisations de sécurité sociale qui couvrent l'assurance maladie, maternité, invalidité, décès et l'assurance vieillesse de base (retraite du régime général ou du régime de protection sociale agricole),

  • contributions d'assurance chômage qui financent les prestations chômage,

  • cotisations de retraite complémentaire obligatoire, qui sont reversées aux caisses Arrco (pour tous les salariés cadres et non-cadres du secteur privé) - Agirc (en supplément pour le personnel cadre), à 60 % par l'employeur et 40 % par le salarié,

  • cotisation Apec (pour les cadres uniquement).

Une fois ces sommes déduites, le salarié perçoit le salaire net.

C'est l'employeur qui doit verser les cotisations et contributions (part salariale et part patronale confondues) aux organismes de recouvrement :

  • l'Urssaf si le salarié relève du régime général de sécurité sociale,

  • la caisse MSA si le salarié relève du régime de protection sociale agricole.

À la charge de l'employeur uniquement

Il existe d'autres cotisations qui sont uniquement à la charge de l'employeur :

  • les cotisations d'allocations familiales,

  • la contribution solidarité autonomie,

  • les cotisations d'accidents du travail,

  • le versement au Fonds national d'aide au logement (Fnal),

  • la cotisation AGS,

  • le forfait social,

  • le versement transport (pour les employeurs de plus de 9 salariés dans un périmètre de transport urbain).

À la charge du salarié uniquement

Des prélèvements fiscaux destinés au financement de la Sécurité sociale sont supportés uniquement par le salarié :

  • la contribution sociale généralisée (CSG),

  • et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).

Base de calcul

L'assiette des cotisations et contributions sociales, c'est-à-dire la base sur laquelle elles sont calculées, est constituée de toutes les sommes et tous les avantages attribués en contrepartie ou à l'occasion du travail effectué.

Il s'agit notamment des éléments de rémunération suivants :

  • salaire brut (y compris les heures supplémentaires),

  • primes et indemnités,

  • prestations sociales complémentaires,

  • revenus de remplacement en cas d'arrêt maladie, maternité ou accident de travail,

  • prestations familiales extralégales,

  • avantages en espèces servis par le comité d'entreprise,

  • avantages en nature (nourriture et logement, mise à disposition de voiture pour l'usage privé des salariés, etc.).

D'autres éléments de rémunération ne sont pas soumis à cotisation :

  • indemnités journalières versées par la Sécurité sociale,

  • revenus de remplacement tels que pensions de retraite et d'invalidité, allocations de chômage et de préretraite,

  • primes liées à l'intéressement ou à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise (dans le cadre d'un accord collectif),

  • gratifications liées à la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base,

  • indemnités considérées comme des dommages et intérêts,

  • contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire,

  • remboursement de frais professionnels pouvant être justifiés.

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (Smic), à laquelle doivent êtres ajoutées les majorations, primes et indemnités légales ou conventionnelles (sauf pour les salariés rémunérés au forfait ou les VRP multicartes).

À l'inverse, certaines cotisations sont plafonnées, c'est-à-dire qu'au-delà d'un certain plafond les rémunérations en sont plus prises en compte pour leur calcul. C'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal. Les autres cotisations sont dues sur la totalité de la rémunération. 

La base de calcul de la CSG-CRDS est plus large que celle des cotisations de Sécurité sociale. S'y ajoutent les éléments de rémunération non soumis à cotisation (listés ci-dessus).

À savoir : la gratification d'un stagiaire, obligatoire à partir de 2 mois de stage conventionné, est exonérée de charges sociales si elle est inférieure à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (soit 436,05 € en 2014). Au-delà de ce seuil, elle est soumise à cotisations sociales.

Comment déclarer et payer ?

La masse salariale (c'est-à-dire les salaires bruts), le nombre d'heures rémunérées, l'assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés :

Les dates de déclaration et de paiement (selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle) diffèrent selon l'effectif de l'entreprise et la date du versement du salaire au salarié : soit au cours du mois correspondant à la période de travail, soit au cours du mois suivant la période de travail (décalage de la paie).

Les entreprises, ou les établissements d'une même entreprise, qui ont été redevables de cotisations, contributions et taxes auprès de l'Urssaf pour une année civile à partir d'un certain montant, ou celles qui doivent les verser de façon mensuelle, doivent régler leurs cotisations exclusivement :

  • par télérèglement ou virement bancaire, à partir de 50 000 €,

  • par virement bancaire, à partir de 7 millions d'euros.

Attention : à partir du 1er octobre 2014, les entreprises ayant acquitté plus de 35 000 € de cotisations, contributions et taxes auprès de l'Urssaf en 2013, sont tenues d'effectuer leurs déclarations sociales et le paiement de leurs cotisations et contributions exclusivement par internet. En janvier 2015, ce seuil passe à 20 000 €.

Versement en lieu unique (VLU)

Les entreprises qui ont des établissements dépendant de plusieurs Urssaf, et qui centralisent la gestion de la paie de tous leurs salariés, peuvent effectuer leurs déclarations et paiements de cotisations auprès d'une seule caisse, qui devient leur interlocuteur unique (dite Urssaf de liaison) :

  • de façon obligatoire pour les entreprises employant plus de 2 000 salariés,

  • de façon optionnelle pour les autres.

Ce dispositif se met en place suite à une demande d'adhésion de l'entreprise, qui prend effet au 1er janvier de l'année suivante. Pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, la mise en place est effective au 1er décembre de l'année en cours.

Où s'adresser ?

  • Urssaf Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss)